Онлайн-касса: зачем, кому нужна, какие бывают

Онлайн-касса — это современное электронное устройство, используемое для регистрации и фискального учета продаж товаров и услуг. Она отличается от касс старого образца тем, что осуществляет передачу данных о продажах в режиме реального времени в налоговую службу через интернет.

Основное назначение онлайн-кассы состоит в автоматизации и облегчении процесса фискального учета. Она генерирует фискальные чеки для покупателей, хранит информацию о продажах и передает эти данные в налоговую службу, что позволяет обеспечить прозрачность и точность учета.

Онлайн-кассы работают через интернет-соединение, поэтому данные о продажах передаются в режиме реального времени налоговым органам. Это позволяет им иметь актуальную информацию о продажах и более эффективно контролировать соблюдение налоговых обязательств.

Согласно законодательству, начиная с 2022 года и продолжая и в 2023 году, онлайн-касса является единственно разрешенным типом кассовой техники для использования предпринимателями. Это означает, что предприятия, осуществляющие коммерческую деятельность, обязаны применять онлайн-кассу для регистрации и учета своих продаж.

Использование онлайн-кассы позволяет предпринимателям соблюдать требования налогового законодательства, уменьшить возможности для ошибок и мошенничества, а также обеспечить точность и прозрачность фискального учета.

Для чего нужна онлайн-касса

Онлайн-касса имеет ряд преимуществ и выполняет несколько функций как для продавца, так и для покупателя и налоговых органов. Вот основные причины, по которым она является неотъемлемой частью бизнеса:

Для продавца:

1. Принятие платежей: Онлайн-касса позволяет продавцу принимать оплату за товары и услуги различными способами, включая наличные, карты, QR-коды и электронные кошельки.
2. Учет и анализ: Через личный кабинет продавец может отслеживать работу своих торговых точек, мониторировать количество продаж, сумму выручки, средний чек и другие показатели. Это помогает в управлении бизнесом и принятии информированных решений.
3. Упрощение налогообложения: Онлайн-касса позволяет автоматизировать учет и расчет налогов, включая упрощенную систему налогообложения (УСН). Это упрощает процесс подготовки отчетности и снижает риск ошибок.
4. Сокращение бумажной работы: Использование онлайн-кассы освобождает продавца от необходимости ведения кассовой отчетности и большинства проверок кассовой техники. Все отчеты формируются автоматически и передаются в налоговую службу.
5. Удобное регистрирование и снятие с учета: Продавец может зарегистрировать и снять с учета онлайн-кассу через интернет, без необходимости посещения налоговых органов.
6. Увеличенный срок службы фискального накопителя: В онлайн-кассе используется фискальный накопитель, который записывает и хранит информацию о выручке. Его срок службы увеличен, и для определенных категорий плательщиков, таких как УСН, ЕСХН, патентованные ИП или оказывающие услуги без продажи подакцизных товаров, его можно менять раз в три года.

Для покупателя:

1. Оплата покупок: Покупатель может рассчитаться за свою покупку у продавца с использованием онлайн-кассы.
2. Получение чека: Онлайн-касса генерирует фискальный чек для покупателя, который может быть предоставлен в бумажном или электронном формате.
3. Проверка подлинности чека: Покупатель может проверить подлинность чека в приложении или на портале налоговой службы, после того, как информация о покупке будет передана в базу данных налоговой.

Для налоговых органов:

1. Контроль и мониторинг: Онлайн-кассы позволяют налоговым органам удаленно контролировать деятельность компаний и индивидуальных предпринимателей, обеспечивая более эффективное наблюдение за финансовыми операциями.
2. Расчет налогов: Налоговые органы могут использовать данные, передаваемые через онлайн-кассы, для автоматического расчета налогов к уплате, особенно в случае использования упрощенной системы налогообложения.

Принцип работает онлайн-касса

При использовании онлайн-ККТ взаимодействуют четыре участника:

1. покупатель;
2. онлайн-касса;
3. ОФД;
4. налоговая.

Работа онлайн-кассы включает взаимодействие нескольких участников и осуществляется по следующему алгоритму:

Оператор фискальных данных (ОФД): ОФД получает информацию от онлайн-кассы, включая данные о продажах и платежах. Он проверяет, обрабатывает и передает эту информацию в налоговую службу. ОФД также отвечает за передачу электронных чеков покупателям. Выбор ОФД осуществляется из перечня, утвержденного налоговой службой.

Работа без ОФД: В некоторых удаленных от интернет-коммуникаций местностях допускается использование онлайн-кассы без ОФД. Список таких населенных пунктов утверждается в каждом регионе и может быть найден на сайтах местных администраций.

1. Запись информации об оплате: После того, как покупатель произвел оплату, информация о платеже вносится в онлайн-кассу. В случае онлайн-покупок эта информация вносится автоматически, а при оплате в магазине или с помощью курьера — кассиром или курьером.
2. Обработка и передача данных: Фискальный накопитель в онлайн-кассе используется для заверения и сохранения данных о продажах. Затем эти данные передаются в ОФД.
3. Передача в налоговую и выдача чека: ОФД передает информацию о продажах в налоговую службу. После получения подтверждения от налоговой, онлайн-касса печатает бумажный чек или отправляет электронный чек покупателю.

Обмен данными: В случае стабильного интернет-соединения данные между продавцом, ОФД, налоговой службой и покупателем обмениваются онлайн. Однако, если интернет-соединение отсутствует временно, фискальный накопитель в онлайн-кассе сохраняет информацию о продажах в автономном режиме и передает ее, когда соединение будет восстановлено.

Виды онлайн-касс

В целом все типы онлайн-ККТ можно разделить на три категории.

Автономные онлайн-кассы

Автономные кнопочные онлайн-терминалы являются классическими онлайн-ККТ с простым дизайном, клавиатурой и небольшим дисплеем. Они предоставляют минимальное количество данных, таких как дата, название операции и сумма чека.

Плюсы:

• Простой дизайн и относительно низкая цена, обычно от 8 до 10 тысяч рублей.
• Благодаря ограниченному набору функций они работают более стабильно и имеют длительное время работы от аккумулятора.

Недостатки:

• Нельзя напрямую внести товаро-учетную систему в кнопочные терминалы. Для указания наименования товара необходимо сначала подключить кассу к компьютеру и внести всю номенклатуру с присвоением кодов товарам или услугам. Коды набираются на терминале при продаже для выбора товара или услуги.
• При добавлении новых позиций, изменении названий или цен, необходимо обновлять каталог через компьютер.
• Не все модели имеют встроенные модули Wi-Fi и GSM для подключения к интернету, а также встроенные аккумуляторы, поэтому работают только в стационарном режиме.
• Некоторые кнопочные терминалы не поддерживают обмен данных с ЕГАИС и не подходят для торговли спиртными напитками.

Автономные кнопочные онлайн-терминалы подходят для различных типов бизнеса, включая курьерские службы доставки еды и продуктов, микро-бизнес, такси, небольшие торговые точки с ограниченным ассортиментом и потоком клиентов, а также мастерские (например, ремонт обуви, ювелирные) и рыночную торговлю.

Автономные смарт-кассы

Автономные смарт-кассы — смартфоны или планшеты с сенсорным дисплеем, которые позволяют напрямую подключаться к программам, облачным сервисам и приложениям для товароучета, формирования отчетов, аналитики и работы в личном кабинете. Они могут быть стационарными или мобильными, обеспечивая до 12-14 часов работы без подзарядки.

Плюсы смарт-касс:

• Не требуется подключение к компьютеру, можно обновлять ассортимент и цены товаров через кассу, вводить новые позиции с помощью сканера штрих-кодов.
• Работают на операционной системе Android, совместимы с большинством программ, что позволяет использовать их как смартфон или компьютер для различных задач.
• Автоматическое обновление установленных программ.
• Удобный интерфейс для самостоятельной настройки и подключения.

Недостатки смарт-касс:

• Более высокая стоимость по сравнению с кнопочными аппаратами (от 18 тыс. рублей).
• Требуют более аккуратной эксплуатации из-за сенсорного дисплея.

Смарт-кассы подходят для различных бизнесов, включая службы доставки, кафе, магазины с небольшим или средним потоком клиентов, сферу услуг и пункты выдачи онлайн-заказов.

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор — это устройство, состоящее из фискального накопителя и принтера чеков, которое требует подключения к компьютеру или смартфону. Он обычно продается в комплекте с другими компонентами, такими как вычислительный блок, кассовая клавиатура, монитор, денежный ящик и сканер штрих-кодов.

Плюсы фискальных регистраторов:

• Высокая скорость печати чеков.
• Некоторые модели автоматически отрезают чековую ленту, что ускоряет обслуживание клиентов.

Недостатки фискальных регистраторов:

• Требуется подключение к компьютеру, смартфону или планшету для полноценной работы в качестве онлайн-кассы.
• Обычно не имеют встроенного аккумулятора и не подходят для мобильного бизнеса.

Фискальные регистраторы подходят для крупных торговых сетей с высокой проходимостью, таких как супермаркеты, точки фаст-фуда и производственные столовые.

Автоматические кассы

Автоматические кассы используются в интернет-магазинах и работают на физическом носителе, несмотря на то, что все продажи осуществляются онлайн. В интернет-магазине сама касса обычно находится у сторонней организации-оператора, которая предоставляет услуги по хранению, обслуживанию и передаче данных в налоговую. В автоматических кассах не требуется кассир.

Если компания имеет несколько сайтов, они могут быть подключены к одной кассе. Кроме того, смартфоны курьеров могут быть подключены к кассе, и оплата от клиентов может приниматься через приложение при доставке.

Схожий принцип работы автоматических онлайн-касс применяется в вендинговых аппаратах.

Выбор онлайн-кассы?

При выборе онлайн-кассы следует учитывать следующие основные критерии:

1. Специфика торговли: Рассмотрите потребности вашего бизнеса. Если вам требуется касса для курьерской доставки, выбирайте легкие модели с возможностью работы через Wi-Fi и встроенным аккумулятором. Для стационарных магазинов можно выбрать как автономные кассы, так и модульные с подключением к компьютеру. Обратите внимание на скорость печати чеков, особенно если у вас высокий поток покупателей.
2. Технические характеристики: Учтите особенности вашего ассортимента. Если вы продаете товары с штрих-кодами, убедитесь, что касса имеет встроенный сканер или поддерживает подключение внешнего сканера. При продаже алкоголя проверьте возможность подключения к системе ЕГАИС.
3. Размер ассортимента: Если ваш ассортимент товаров большой, удобнее использовать стационарные кассы с подключением к компьютеру или смарт-кассы.
4. Покупка или аренда: Решите, будете ли вы покупать кассу или предпочтете аренду. Аренда может быть выгодной для стартапов или сезонных бизнесов. Обратите внимание на условия аренды и владение фискальным накопителем.
5. Подключение эквайринга: Если вы планируете принимать платежи банковскими картами, убедитесь, что выбранная вами онлайн-касса имеет встроенный эквайринг или поддерживает его подключение.
6. Сервис: Проверьте доступность и стоимость услуг по подключению, обслуживанию и технической поддержке от продавцов касс, а также услуги ОФД (оператор фискальных данных). Удостоверьтесь, что выбранная вами касса совместима с выбранным ОФД.

Кому необходимо использовать онлайн-кассу?

Учитывая эти критерии, вы сможете выбрать наиболее подходящую онлайн-кассу для вашего бизнеса.

Онлайн-кассы должны использовать большинство компаний и индивидуальных предпринимателей при продаже товаров или услуг. Однако есть некоторые исключения:

1. Самозанятые физические лица и индивидуальные предприниматели на упрощенной системе налогообложения могут формировать чеки в приложении «Мой налог» и отправлять их заказчику в электронном или печатном виде.
2. Продавцы из труднодоступных местностей полностью освобождены от использования онлайн-касс.
3. Компании и индивидуальные предприниматели из отдаленных районов, где отсутствует доступ к сетям связи, должны использовать онлайн-кассы в офлайн режиме и выдавать чеки.
4. Некоторые продавцы, указанные в законе № 54-ФЗ, не обязаны выдавать покупателям документы, заменяющие чек, такие как квитанция, талон или накладная.
5. Продавцы, принимающие платежи через агентов, такие как курьерские службы или Почту России, и не принимающие деньги напрямую от покупателей, могут быть освобождены от обязательства выдачи чеков. В таких случаях агент осуществляет оплату и переводит деньги продавцу по безналичному расчету.

Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность на патентной системе налогообложения, обязаны выдавать покупателям документ, заменяющий чек, с указанием необходимых реквизитов согласно закону № 54-ФЗ.

Как зарегистрировать кассу

Для регистрации онлайн-кассы самостоятельно, следуйте этим шагам:

1. Получите электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД).
2. Войдите в личный кабинет налогоплательщика или оператора фискальных данных на сайте ФНС.
3. В разделе «ККТ» заполните заявку на регистрацию кассы, указав все необходимые данные.
4. Подпишите заявку электронной цифровой подписью и отправьте ее в ФНС.
5. Ожидайте уведомления с номером регистрации кассы от налоговой. Следите за статусом заявки в личном кабинете. Обычно ответ приходит в течение нескольких часов.
6. Активируйте фискальный накопитель и свяжите его с полученным регистрационным номером. Для этого сформируйте отчет о регистрации на кассе.
7. Отправьте данные из фискального отчета в налоговую через личный кабинет.
8. Дождитесь получения карточки о регистрации ККТ, которая может занять до пяти дней. Только после ее получения вы сможете начать использовать кассу и пробивать чеки.

Обратите внимание, что при вводе неверных реквизитов может потребоваться покупка нового фискального накопителя и повторная регистрация.

Как использовать онлайн-кассу

Для использования онлайн-кассы, следуйте этим основным шагам:

1. Подготовка кассы: Убедитесь, что касса подключена к компьютеру, смартфону или другому устройству, которое будет использоваться для управления кассой. Установите необходимое программное обеспечение, если требуется.
2. Запуск кассового приложения: Откройте кассовое приложение на устройстве, с которого будете управлять кассой.
3. Авторизация и настройка: Войдите в кассовое приложение с помощью соответствующих учетных данных. Пройдите настройку кассы, указав необходимую информацию, такую как наименование компании, адрес, налоговые реквизиты и прочее.
4. Продажа товаров или услуг: Введите данные о продаваемом товаре или услуге в кассовое приложение, такие как название, цена, количество и прочее. Если необходимо, используйте сканер штрих-кодов для быстрого чтения информации о товаре. Подтвердите продажу.
5. Оплата: Предложите покупателю выбрать способ оплаты, например, наличные, банковская карта или электронные платежи. Примите оплату согласно выбранному способу.
6. Печать чека: После оплаты сформируйте чек, который может быть напечатан на фискальном принтере или выслан в электронном виде покупателю, если это разрешено законодательством.
7. Отчетность: Регулярно формируйте отчеты о продажах, финансовых операциях и другой необходимой отчетности в соответствии с требованиями налогового законодательства.
8. Обслуживание и техническая поддержка: Обеспечьте регулярное техническое обслуживание кассового оборудования и приложения, а также своевременное обновление программного обеспечения. Обращайтесь за поддержкой к поставщику кассовой системы при необходимости.

Важно соблюдать законодательные требования и инструкции по использованию онлайн-кассы, а также хранить все необходимые документы и отчеты в соответствии с налоговыми нормами.